Dernière actualisation : 27 juillet 2020

  • 1. Les échanges scolaires de groupes pourront-ils être maintenus à la rentrée ?

    Il n’est actuellement pas possible de réaliser des échanges scolaires de groupe en présentiel.

    Bien que la frontière allemande soit rouverte depuis le 15 juin, la circulaire du ministère de l’Éducation nationale et de la Jeunesse n’a pas mentionné la reprise des échanges scolaires. Pour plus d’informations, il faudra attendre la rentrée scolaire.

    Le ministère allemand des Affaires étrangères répond aux questions concernant l’entrée en Allemagne depuis un pays étranger dans une FAQ.

    Le ministère allemand des Affaires intérieures présente toutes les modalités dans une FAQ.

    Le Deutsches Schulportal résume les différentes dispositions. Comme l’éducation relève de la responsabilité des Länder, le Deutsches Schulportal renvoie sur les sites des ministères chargés de l’Éducation dans chaque Land pour plus d’informations sur les dispositions liées à la crise sanitaire : Bade-Wurtemberg | BavièreBerlin | Brandebourg | Brême | Hambourg | Hesse | Mecklembourg-Poméranie-Occidentale | Basse-Saxe | Rhénanie-du-Nord-Westphalie | Rhénanie-Palatinat | Sarre | Saxe | Saxe-Anhalt | Schleswig-Holstein | Thuringe

    De plus, le gouvernement français a suspendu les voyages scolaires à l’étranger jusqu’à nouvel ordre. Pour l’heure, les classes de France ne peuvent plus se rendre en Allemagne et doivent annuler ou reporter leur voyage.

    Chaque fois que cela est possible, les mobilités « entrantes » en France seront reportées. Lorsque cela n’est pas possible, il appartient aux directions d’établissement français de vérifier, en lien avec leurs homologues étrangers et, en cas de besoin, avec l’appui de chaque délégation académique aux relations européennes et internationales et à la coopération (DAREIC), que le lieu de provenance (ou de transit) ne soit pas situé dans une zone où le virus circule activement ou intensément et, le cas échéant, de vérifier les dispositions prises par le pays d’origine en ce qui concerne les voyages scolaires et les mobilités des élèves et des personnels.

    Les établissements scolaires français ont rouvert progressivement depuis le 12 mai 2020.

    Le ministère de l’Éducation nationale et de la Jeunesse a répondu aux principales questions concernant le virus et son impact sur l’éducation dans une FAQ.

    Dans le cas où une participante ou un participant (jeune ou responsable de l’encadrement) à un projet se déroulant en France ou à l’étranger serait atteint par la Covid-19, il convient d’en informer immédiatement la DRJSCS compétente et de vous mettre en contact avec l’agence régionale de santé (ARS) pour que toutes les mesures nécessaires pour protéger les participantes et participants soient prises.

  • 2. Les échanges extrascolaires peuvent-ils être maintenus à la rentrée ?

    Bien que la frontière allemande soit rouverte depuis le 15 juin, la reprise des échanges extrascolaires n’est pas encore possible.

    Le ministère allemand des Affaires étrangères répond aux questions concernant l’entrée en Allemagne depuis un pays étranger dans une FAQ.

    Le ministère allemand des Affaires intérieures présente toutes les modalités dans une FAQ.

    Échanges en France : Les échanges extrascolaires pour les jeunes de moins de 18 ans sont soumis à déclaration (cf. annexe 12 des Directives) et à ce titre les consignes de la direction de la jeunesse, de l’éducation populaire et de la vie associative s’imposent à vous. Renseignez-vous au 0800 130 000 ou sur ce site internet.

    L’OFAJ recommande de prêter attention aux informations générales qui valent en France et en Allemagne :

  • 3. Quelles sont les conséquences pour les échanges trinationaux ?

    Mobilités en cours hors de France : Les opérations d’aide au retour des ressortissantes et ressortissants français de passage et bloqués à l’étranger touchent à leur fin. Le ministère de l’Europe et des Affaires étrangères reste mobilisé pour faciliter, au travers de liaisons aériennes et maritimes, la réponse à certaines situations spécifiques. Inscrivez-vous sur leur site Internet Ariane pour recevoir alertes et consignes de sécurité durant votre voyage.

    Programmes trinationaux : Toute personne souhaitant voyager à l’étranger est invitée à consulter les recommandations du MEAE pour le pays en question et de se renseigner sur les mesures éventuelles prises par les autorités du pays dans lequel vous souhaitez voyager et qui restreindraient l’activité sociale et l’accueil de personnes étrangères de certaines nationalités (voir le site de l’ambassade du pays en question).

    Le ministère allemand des Affaires étrangères déconseille tout voyage en dehors de l’Union européenne, de l’Espace Schengen, du Royaume-Uni, d’Andorre, Monaco, de Saint-Marin et du Vatican jusqu’au 31 août 2020. Les restrictions à l’entrée sur le territoire mises en œuvre aux frontières intérieures de l’espace européen (États membres de l’Union européenne, Andorre, Islande, Liechtenstein, Monaco, Norvège, Royaume-Uni, Saint-Marin, Suisse et Vatican) dans le cadre de la lutte contre la Covid-19, ont été levées le 15 juin 2020. Pour les personnes revenant de l'étranger, une mise en quarantaine peut être nécessaire selon les pays visités.

    En-dehors de ces pays, les personnes voyageant en provenance de l’extérieur de l’espace européen, se voient remettre à leur arrivée sur le territoire national français, une information sur les conditions dans lesquelles une éventuelle quatorzaine volontaire peut être effectuée au domicile de leur choix ou, le cas échéant, dans une structure d’hébergement adaptée. Les autorités font appel au civisme et au sens des responsabilités des voyageuses et voyageurs pour mettre en œuvre les précautions sanitaires.

    Pour toute information complémentaire, nous vous invitons à vous rapprocher des ministères des Affaires étrangères concernés, et en particulier des ambassades de France et d’Allemagne dans les autres pays, et/ou des ambassades des pays concernés en France et/ou en Allemagne, pour une information la plus précise et la plus actuelle possible.

  • 4. J’organise un échange et je dois l’annuler ou le reporter en 2021 en raison du coronavirus. Que faire ?

    Ma rencontre a été annulée et je n’ai pas encore déposé de demande auprès de l’OFAJ :

    Nous vous prions d’envoyer à l’adresse csp@ofaj.org la demande de subvention ou la lettre d’attribution de la mesure annulée au format PDF, accompagnée de la mention « coronavirus ».

    Si vous n’avez pas de document / demande de subvention / lettre d’attribution à nous transmettre, merci de nous faire parvenir les informations suivantes :

    • N° de dossier si connu
    • Thème de la rencontre
    • Dates qui étaient prévues
    • Nombre de participantes et participants ou public touché qui étaient prévus
    • Montant de la subvention qui aurait été demandée dans le cadre des Directives de l’OFAJ

    Ma rencontre a été annulée et une demande a déjà été déposée auprès de l’OFAJ :

    Dans le cas d’annulation ou d’un report d’une mobilité dans le cadre du coronavirus, nous vous prions d’en informer dès que possible votre interlocutrice ou interlocuteur à l’OFAJ – ou le cas échéant votre centrale responsable. Les établissements scolaires doivent prévenir leur rectorat de l’annulation de la mobilité en Allemagne.

    L’OFAJ considère que l’annulation ou l’interruption d’une rencontre à cause du coronavirus constitue un cas « de force majeure ». C’est pourquoi l’OFAJ peut quand même prendre (en partie) en charge des frais qui ont été accordés dans le cadre de la demande de subvention (cf. question n° 5).

  • 5. L’OFAJ rembourse-t-il des frais engendrés par l’annulation ou le report d’un projet de mobilité ?

    L’OFAJ considère que l’annulation ou l’interruption d’une rencontre à cause du coronavirus constitue un cas « de force majeure » excluant la responsabilité de la demandeuse ou du demandeur.

    Par conséquent, les frais engendrés par l’annulation ou l’interruption du voyage seront pris en charge par l’OFAJ uniquement à hauteur des subventions qui auraient été accordées dans le cadre de la demande de subvention. Il s’agit par exemple des frais d’hébergements, de voyage, de programme ou d’animation linguistique qui ne pourraient pas être annulés ou remboursés.

    S’il s’agit d’un échange scolaire au domicile du partenaire, nous vous prions de retourner sur la plateforme à la date à laquelle vous deviez initialement rentrer de voyage avec votre classe, et de télécharger les documents suivants :

    • La facture ou le devis de l’agence de voyages / du transporteur,
    • La facture des frais d’annulation ou une explication d’annulation et de maintien des frais, d’assurance manquante ou de couverture par un tiers – à la place de la liste des participantes et participants,
    • Le décompte d’utilisation signé avec un 1 (un) comme chiffre de participation.

    Cette procédure est également valable pour les établissements scolaires qui ont des frais d’annulation. Si l’établissement n’a engagé aucuns frais, il doit simplement prévenir son rectorat de l’annulation de la mobilité en Allemagne.

    Autres demandeurs (établissements d’enseignement professionnel ou supérieur, associations, CFA, etc.)

    Merci de transmettre à l’OFAJ – ou à la centrale responsable – par voie postale les documents suivants :

    • Le formulaire de décompte d’utilisation signé, avec la mention coronavirus
    • La copie des pièces justificatives pour les dépenses réalisées et la liste des justificatifs (la seule liste de justificatifs n’est pas suffisante)
    • Le refus de remboursement des dépenses réalisées par les prestataires de service (hôtel, train, etc.)

    Merci d’indiquer dans les dépenses seulement les coûts qui n’ont pas pu vous être remboursés. Les frais d’annulation subventionnés ne pourront pas dépasser le montant de la subvention initialement accordée.

    Merci de conserver les factures correspondant aux frais qui n’auraient pas pu vous être remboursés pour une période de 5 ans.

    Les centrales peuvent percevoir une subvention pour frais d’administration pour les projets annulés qui donnent lieu à des demandes de prise en charge.

    Le demandeur doit en tout état de cause reverser la différence entre les frais engendrés et l’acompte versé par l’OFAJ si ce dernier est supérieur aux dépenses justifiées.

    Aucun dossier ne sera annulé afin de permettre les paiements aux demandeurs.

    Prise en charge des frais dans le cas d’échanges individuels : cf. question n° 6.

    Nous vous prions de nous informer si vos billets réservés peuvent être remboursés, p. ex. chez la SNCF ou la Deutsche Bahn.

    Pour les transports en avion, certaines taxes aériennes peuvent être remboursées.

    Vous pouvez également consulter le Centre européen des consommateurs (informations en françaisinformations en allemand).

  • 6. Dans quelle mesure les élèves aux programmes Voltaire et Brigitte Sauzay sont-ils concernés ?

    La situation évoluant sans cesse, nous invitons chaque famille qui planifie un échange individuel de prendre contact avec la famille qui accueille afin de décider ensemble des dates de séjour. La direction de l’établissement doit valider le départ des élèves ainsi que l’accueil des élèves hôtes.

    Pour que les ambassades aient connaissance des personnes concernées, nous invitons toute personne en dehors de son pays d’origine à s’enregistrer sur le site du ministère des Affaires étrangères compétent :

     Des informations supplémentaires se trouvent sur les sites suivants :

    Les conditions pour recevoir une subvention dans le cadre du programme Brigitte Sauzay restent inchangées.

    Exceptionnellement, l’OFAJ peut maintenir ou attribuer une subvention pour les échanges affectés par la crise sanitaire, à savoir :

    • départ repoussé et séjour raccourci,
    • départ reporté à un moment ultérieur,
    • départ annulé si les frais de transport ne peuvent pas être remboursés par l’agence de voyage / la compagnie de transport ou une assurance.

    La réciprocité doit toujours être respectée – l’accueil de la correspondante ou du correspondant doit donc être maintenu.

  • 7. Le Volontariat Franco-Allemand est-il impacté ?

    Pour l’instant, il est prévu que le cycle 2020/2021 du Volontariat Franco-Allemand commence en septembre 2020. Ce calendrier dépend toutefois de l’évolution de la situation sanitaire. Si vous souhaitez réaliser un Volontariat Franco-Allemand, il reste encore des places vacantes pour la rentrée. Plus d’informations sur le site du Volontariat Franco-Allemand et dans l'espace recrutement.

    Le maintien des séminaires des volontaires dépend aussi de l’évolution de la situation. Les volontaires concernés seront personnellement informés en amont.

  • 8. Y-a-t-il des règles particulières pour les enfants et les jeunes qui reviennent d’un échange ?

    Non. Les enfants et les jeunes qui reviennent d’un échange doivent tenir en compte des mêmes dispositions que celles prévues pour chaque citoyenne ou citoyen.

    Les personnes d’un pays où le virus est sous contrôle, comme l’Allemagne, n’ont pas besoin de se confiner à leur arrivée en France. Le ministère français de l’Europe et des Affaires étrangères répond aux questions concernant l’entrée en France dans une FAQ.

  • 9. Quelle est la situation en France et en Allemagne ?

    En Allemagne, l’institut Robert Koch fait régulièrement le point sur le nombre de cas recensés dans les Länder.

    En France, la liste des foyers de contamination évolue régulièrement. Elle est mise à jour sur le site de Santé publique France.

  • 10. Quelles sont les nouvelles mesures de l’OFAJ pour la reprise des échanges ?

    Une série de dérogations aux Directives de l’OFAJ est entrée en vigueur le 1er juillet 2020 et elle sera valable jusqu’au 31 décembre 2020. Ces dérogations concernent principalement trois domaines : la hausse des taux de subvention, l’éligibilité des rencontres en ligne au subventionnement et la suppression des délais pour le dépôt de demandes de subventions.

    Les demandes de subventions doivent cependant être déposées avant le début du projet.

    L’OFAJ propose trois nouveaux appels à participation afin de vous aider dans l’organisation d’échanges de jeunes.

  • 11. Je prévois d'organiser un échange après la crise et je ne dépends pas d’une centrale de l’OFAJ. Comment faire ?

    Pour faire une demande de subvention :

    • Attention : aucune demande de subvention ne doit nous être envoyée en version papier si elle a déjà été envoyée en version numérique pour éviter des doublons.
    • La demande de subvention et tous les documents nécessaires doivent désormais être transmis uniquement au format PDF à l’adresse du CSP (csp@ofaj.org) pour y être traités.
    • L’attribution de la subvention vous sera communiquée par courriel après traitement des dossiers par les personnes chargées du dossier.

    Pour faire le décompte de la rencontre

    Le décompte de subvention signée est à envoyer au format PDF et en version papier.