FAQ sur les Directives de l'OFAJ

Les Directives actuelles de l’OFAJ, entrées en vigueur le 1er janvier 2024, constituent une refonte complète des Directives et modernisent la procédure de subventionnement. Elles permettent une simplification administrative, sont plus accessibles et ajustent les taux de subvention en tenant compte de l’augmentation des coûts dans le cadre des échanges de jeunes. Pour la première fois, les Directives intègrent explicitement la protection de l’environnement. Elles permettent de soutenir dans des cas particuliers des projets plurinationaux en plus des projets trinationaux afin de renforcer le rôle des échanges de jeunes dans les processus de paix et de rapprochement au sein de l’Europe et ses pays voisins. Les Directives ont été élaborées par l’OFAJ et un groupe de travail du Conseil d’orientation – composé de représentantes et représentants des deux gouvernements, de porteurs de projet et de la jeunesse. Elles pérennisent les objectifs de l’OFAJ, qui émanent des traités d’amitié franco-allemands, et contribuent au développement des échanges de jeunes.

L’OFAJ soutient des projets individuels (p. ex. des stages de personnes individuelles), des projets de groupes (p. ex. des rencontres de jeunes binationales et trinationales, avec une phase de projet dans tous les pays impliqués) et d’autres projets (p. ex. des petits projets – y compris les projets 1234 –, des projets numériques, des projets dans le cadre des appels à projets, des événements spéciaux et des partenariats). 

Un aperçu de tous les programmes est mis à disposition sur le site Internet de l’OFAJ. 

 

Dans le cadre de sa stratégie Diversité et Participation, l’OFAJ s’engage à faciliter la participation de jeunes ayant un accès limité aux programmes de mobilité internationale. Par des aides financières spécifiques mais aussi par un travail de mise en réseau des différents acteurs, l’OFAJ tend à inclure les « jeunes ayant moins d’opportunités » dans ses programmes. Ils peuvent bénéficier de taux de subvention plus élevés et certains programmes leur sont spécifiquement consacrés.

Les porteurs de projet rattachés à une structure (association ou fédération) tenant lieu de centrale de l’OFAJ s’informent auprès d’elle des procédures de subvention et déposent leur demande directement auprès de cette centrale. Une liste de toutes les centrales se trouve sur le site Internet de l’OFAJ. Tous les autres porteurs de projet s’adressent directement à l’OFAJ pour obtenir toute information ou déposer une demande.

Les demandes déposées dans le cadre d’appels à projets sont soumises directement à l’OFAJ. 

Non, un financement complet n’est pas possible. Chaque porteur de projet doit contribuer au financement de son projet en utilisant ses propres fonds, en sollicitant des financements tiers et/ou en demandant des contributions aux participantes et participants. La subvention de l’OFAJ peut être combinée à d’autres sources de financement et aides financières, par exemple à une subvention Erasmus+. Le montant de la subvention de l’OFAJ, ajouté aux autres ressources du projet, ne doit pas dépasser le coût total du projet.

Les projets soutenus par l’OFAJ doivent limiter au maximum les émissions de gaz à effet de serre, le transport représentant la principale source d’émissions d’un projet. Toutefois, certaines destinations ne sont pas accessibles en train ou en bus (grandes distances en Europe, voyages vers le Maghreb ou l’Outre-mer).

Les voyages en avion ne peuvent être subventionnés que si la durée du trajet en train entre les gares principales (gare régionale ou longue distance) les plus proches du départ et de la destination finale dépasse 8 heures (hors transports locaux comme le RER ou le train de banlieue). Un calcul de porte à porte est donc exclu.

Un taux unique de 0,16 €/km est appliqué. Pour les trajets en voiture, le taux est valable pour tous les passagers à bord du véhicule. Les frais de péage, de carburant ou de taxi ne sont pas éligibles à une subvention.

Pour les projets de groupe, les voyages (aller et retour) peuvent être collectifs ou individuels.

Pour la demande de subvention, la distance retenue est toujours celle entre l’adresse du porteur de projet et le lieu du programme. 

Lors du décompte, pour les voyages de groupe, c’est également la distance entre l’adresse du porteur de projet et le lieu du programme qui est prise en compte.

Lors du décompte de voyages individuels des participantes et participants, on tient compte de la distance entre le domicile de chaque participante ou participant et le lieu du programme. 
Pour les participantes et participants des rencontres binationales ne résidant pas en France ou en Allemagne, le calcul de la distance est effectué à partir de / jusqu'à la frontière avec la France et l'Allemagne.

L’OFAJ met à disposition un outil pour calculer la distance entre deux villes (voie terrestre).

Pour les voyages en avion, ce lien peut être utilisé pour calculer la distance à vol d’oiseau.

L’OFAJ évalue les émissions globales pour les projets et l’ensemble des participantes et participants subventionnés. Les porteurs de projet peuvent utiliser l’application en ligne de l’OFAJ Dekarbo pour estimer les émissions de gaz à effet de serre des déplacements et ainsi optimiser leurs choix de transport. 

Les Directives prévoient un maximum de 70 participantes et participants subventionnés par projet, encadrants inclus. Le nombre maximum de 70 personnes n’est valable que si deux ou plusieurs groupes sont subventionnés. En cas de financement d’un seul groupe, le nombre maximal de participants subventionnés, encadrants inclus, est de 35. Les participantes et participants non subventionnés ne sont pas pris en compte dans le calcul de la subvention.

Si seul le groupe qui se déplace est subventionné (subvention pour frais de voyage et/ou de base), c’est le porteur du projet de ce groupe qui dépose la demande. Si les deux groupes sont subventionnés (subvention pour frais de voyage et/ou de base), la demande est déposée par le porteur du projet du projet du pays dans lequel se déroule le projet.

Dans le cadre des projets trinationaux, c’est l’organisation partenaire allemande ou l’organisation partenaire française qui dépose la demande pour la phase de rencontre dans le troisième pays.

La subvention pour les frais de base dans le cadre de projets de groupe ne peut être accordée qu’en cas d’hébergement payant. Différents taux de subvention sont appliqués en fonction du groupe cible.

Le taux de subvention de 40 € maximum par personne et par jour de programme, peut être accordé comme subvention pour frais de base pour les « jeunes ayant moins d’opportunités » ainsi que, le cas échéant, pour leurs accompagnateurs.

La subvention pour frais de projet est limitée à 250 € par jour de programme pour un maximum de 10 jours. À cela peut s’ajouter une subvention pour d’autres frais de projet. Au total, ces autres frais de projet ne peuvent être subventionnés qu’à hauteur maximale de 450 € par jour de programme pour 10 jours maximum. Cela signifie que le montant total de la subvention pour couvrir les frais de projet ne peut dépasser 700 € par jour de programme pour un maximum de 10 jours.

La subvention pour les frais de voyage, les frais de base et les frais de projet constitue une enveloppe globale qui permet de financer toutes les dépenses éligibles, à condition qu’elles soient adaptées au projet. En revanche, la subvention pour la promotion linguistique ne peut être utilisée que pour les dépenses énumérées à l’annexe 4.

Les centrales non gouvernementales agréées par l’OFAJ reçoivent une subvention au titre des frais d’administration pour les projets de leurs porteurs de projet. Pour les projets sélectionnés mais annulés, la centrale reçoit 50 € au titre de frais d’administration pour chaque projet. Si un projet est décompté, la centrale reçoit 10 € par personne subventionnée (subvention pour frais de voyage et/ou frais de base).

Pour les projets de groupe, certains frais de personnel directement liés au projet peuvent être pris en charge dans le cadre des frais de projet. Il s’agit notamment des frais suivants selon l’annexe 3 des directives :

• Rémunération du personnel d’animation interculturelle
• Rémunération de conférencières et conférenciers et d’intervenantes et intervenants et d’interprètes
• Honoraires pour la direction artistique de projets culturels
• Frais de personnel liés au projet

La subvention pour cette prise en charge peut se faire au prorata de la part du salaire qui n’est pas déjà couverte par l’OFAJ.

Un projet hybride est un projet de groupe comprenant des phases en présentiel, mais qui intègre une phase numérique. La phase numérique est financée à 80 % et est limitée à une subvention maximale de 3000 €.

L’OFAJ soutient les projets numériques dans le cadre de la catégorie « Autres projets ». La logique de subvention est différente dans ce cas : les projets numériques de catégorie 1 bénéficient d’une subvention maximale de 3000 €, tandis que les projets numériques de catégorie 2 bénéficient d’une subvention supérieure à 3000 €. 

Seule la subvention d’événements spéciaux et de partenariats liés à un projet est réglée par des conventions spécifiques. Aucun des autres « autres projets » ne fait l’objet de conventions distinctes. Cela vaut pour les petits projets (y compris les projets 1234), les projets ayant lieu dans le cadre d’appels à projets, les projets de recherche, les projets et les actions visant à développer et à approfondir la stratégie Diversité et Participation ainsi que les projets numériques.

Oui, les pièces justificatives peuvent également être conservées au format numérique. Elles servent à attester des recettes, des dépenses et des paiements liés au projet. Le porteur de projet ou la personne qui soumet la demande de subvention doit conserver toutes les pièces justificatives pendant cinq ans, période au cours de laquelle elles sont mises à la disposition de l’OFAJ pour d’éventuels contrôles.