Organiser des rencontres professionnelles

Vous êtes enseignante ou enseignant en lycée professionnel, en CFA/CMA, en Maison Familiale Rurale (MFR) ou encore membre d’une association ?

Ouvrez les perspectives professionnelles d’élèves, d’apprentis ou de jeunes en insertion professionnelle en organisant une rencontre avec un établissement partenaire allemand !

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Présentation

L’OFAJ soutient les échanges entre la jeunesse de France et celle d’Allemagne, et ce pour tous les publics. Les élèves et apprentis de lycées professionnels, de Centres de Formation d’Apprentis (CFA) et des Chambres de Métiers et de l’Artisanat (CMA) sont encouragés à partir à la découverte de l’Allemagne grâce à un programme centré autour de rencontres professionnelles !

Que vous soyez enseignant, référent de mobilité, formateur ou membre d’une association, n’hésitez plus à demander une subvention pour recourir à l'un de ces programmes d’échange et aider les jeunes à bien préparer leur avenir professionnel.

En allant en Allemagne puis en recevant chez eux leurs homologues germanophones, ils peuvent échanger sur leurs pratiques professionnelles et découvrir une autre culture avec ses façons de faire et ses us et coutumes. Ils vivent ainsi une expérience tant professionnelle qu’interculturelle. Visites d’entreprises ou de musées en lien avec leur secteur, activités sportives communes, ateliers de travail sur un projet commun : le programme de la rencontre peut être varié !

De plus, de nombreux jeunes en formation professionnelle ont parfois peur de partir en mobilité internationale à cause de la barrière de la langue. Or, pour participer à une rencontre professionnelle franco-allemande, parler allemand n’est pas obligatoire : la compréhension passe par la langue commune du travail ou de l’activité d'équipe !

Enseignant, référent de mobilité ou formateur, instaurez un partenariat avec un établissement en Allemagne et décidez conjointement des modalités de l’échange. Vous pouvez ainsi organiser le programme de la rencontre autour de la découverte interculturelle et de pratiques professionnelles, en fonction de votre projet pédagogique de l’année scolaire !

Pour vous aider dans votre démarche, vous pouvez faire appel, via la base de données, à un animateur ou à un interprète certifié pour assurer l’animation linguistique; les honoraires peuvent être pris en compte dans les frais de projet et de soutien linguistique. Et si vous n’avez pas encore d’établissement partenaire en Allemagne, rendez-vous sur notre plateforme DOMINO !

Différentes modalités de rencontres sont subventionnables par l’OFAJ :

Rencontres professionnelles au domicile du partenaire
Rencontres professionnelles en tiers-lieu
Rencontres professionnelles transfrontalières
Rencontres professionnelles trinationales

Rencontres professionnelles au domicile du partenaire

Lors de cette rencontre, vos élèves logent en auberge de jeunesse ou en famille. Une rencontre a lieu au domicile du partenaire en Allemagne, et une autre en France. D’une durée de 4 à 21 jours, chaque phase de rencontre est l’occasion de mieux connaître le métier et le marché du travail dans le pays partenaire. Des jeunes peuvent même effectuer un stage individuel à ce moment !

S’il est pertinent de faire se rencontrer deux classes partageant la même activité professionnelle, cela est également envisageable avec des secteurs différents. Des visites de musées en lien avec le projet, des ateliers ou des activités sportives peuvent alors permettre aux jeunes d'apprendre à se connaître et d’échanger.

La plateforme Écoles - Entreprises peut vous aider à trouver des entreprises ou des associations partenaires.

Rencontres professionnelles en tiers-lieu

Faites sortir vos élèves de leur cadre habituel en organisant une rencontre dans un lieu nouveau pour tous ! Les élèves d’Allemagne et de France se retrouvent alors dans un lieu neutre et peuvent se rencontrer sur un pied d’égalité.

Vous pouvez choisir un lieu en relation avec le métier préparé par vos élèves ou avec le thème de votre projet pédagogique : ainsi, vous pourrez organiser des visites culturelles et patrimoniales venant enrichir la pratique des jeunes. D’une durée de 4 à 21 jours, ces rencontres rassemblent 70 participants maximum ( personnes encadrantes incluses ), avec un hébergement commun aux deux groupes.

Rencontres professionnelles trinationales

Envie d’aller plus loin dans la rencontre internationale ? Vous pouvez organiser une rencontre professionnelle avec un troisième pays !

Lors de cette rencontre riche en échanges et en partage, les jeunes en formation vont découvrir des pratiques professionnelles très différentes, mais aussi développer leur ouverture à l’autre et à l’inconnu. Pour garantir l’équité entre les participants, trois phases de rencontres, une dans chaque pays, sont à prévoir.

Les régions concernées rassemblent principalement les pays d’Europe centrale et orientale (PECO) et d’Europe du Sud-Est (PESE), du Sud et de l'Est du pourtour méditerranéen ainsi que les pays européens touchés par une crise. Il est possible d’organiser des projets trinationaux avec d’autres pays européens s’ils sont axés sur les thématiques privilégiées par l’OFAJ. Les régions mentionnées ci-dessus restent prioritaires.

Rencontres professionnelles transfrontalières

Vous enseignez dans une région transfrontalière (Moselle, Bas-Rhin, Haut-Rhin, Territoire de Belfort) ? Organisez une rencontre transfrontalière !

Grâce à la proximité géographique avec l’Allemagne, l’OFAJ vous propose d’être en partenariat avec un établissement allemand proche (Sarre, Rhénanie-Palatinat, circonscriptions administratives de Karlsruhe et de Fribourg), sous forme libre : pendant plusieurs jours consécutifs ou lors de journées ponctuelles, chez le partenaire ou en tiers-lieu, les possibilités sont multiples.

Vous pouvez ainsi organiser une rencontre d’une durée minimale de 4 jours et recevoir une subvention de l’OFAJ. Cette rencontre peut se diviser en plusieurs phases, de 2 à 4, tout au long de la même année civile.

Comment demander une subvention ?

Retrouvez toutes les aides et tous les documents pour votre demande de subvention à la fin de cette page.

Rencontres professionnelles au domicile du partenaire

Après avoir trouvé un établissement partenaire et défini ensemble les modalités de la rencontre (date, durée, hébergement, activités principales, animation linguistique ), vous pouvez demander une subvention à l’OFAJ.

Attention : chaque établissement doit demander sa propre subvention lors de son déplacement dans le pays partenaire.

Au moins trois mois avant votre départ en Allemagne, remplissez le formulaire de demande de subvention avec la description du projet pédagogique et envoyez-le ainsi que le programme de la rencontre à l’adresse csp@ofaj.org, en mentionnant la deuxième phase du cycle franco-allemand, passée ou à venir.

Rencontres professionnelles en tiers-lieu

Après avoir trouvé un établissement partenaire et organisé les modalités de la rencontre (date, durée, hébergement, activités principales, animation linguistique ), vous pouvez envoyer une demande de subvention à l’OFAJ.

Attention : c’est l’établissement du pays où a lieu la rencontre qui doit déposer la demande.

Envoyez le formulaire de demande de subvention dûment rempli, ainsi que le programme à l’adresse csp@ofaj.org. Merci de mentionner la deuxième phase du cycle franco-allemand, passée ou à venir.

Rencontres professionnelles trinationales

Vous pouvez demander deux types de subvention :

Une subvention de l’OFAJ : remplissez le formulaire de demande de subvention et transmettez-le à l’adresse csp@ofaj.org, en mentionnant chaque phase du cycle trinational dans chaque pays.

À noter : Aucune subvention ne pourra être attribuée pour un groupe trinational au sein d’une rencontre plurinationale.
Une subvention des fonds spéciaux PECO et PESE : la demande doit alors être déposée entre début septembre et le 3 novembre pour l’année suivante. Découvrez les projets prioritairement subventionnés pour les PECO et les PESE, ainsi que la procédure à suivre sur la page Rencontres trinationales.

Rencontres professionnelles transfrontalières

Les établissements partenaires doivent décider en amont du nombre de phases du projet. Puis, une demande de subvention doit être effectuée pour chaque phase, mentionnant les rencontres passées et à venir.

Pour cela, vous devez remplir le dûment rempli, ainsi que le programme et l’envoyer à l’adresse csp@ofaj.org.

Date limite de demande de subvention : Trois mois avant le début de la rencontre au plus tard

Informations complémentaires

Directives 2024

FAQ sur les nouvelles Directives

Informations rencontres professionnelles

Jeunes ayant moins d’opportunités

Animation linguistique

Projets 1234

Focus sur des projets de développement durable.pdf

123

Une Coopération franco-allemande primée.pdf

123

i-Eval

Pour l’évaluation de votre rencontre de jeunes, découvrez i-Eval.

i-Eval

Vidéo

Témoignages

“C'était très intéressant d'échanger avec les autres et de comprendre les différentes problématiques dans leurs pays respectifs afin de trouver des solutions et d'évoluer ensemble dans une formation très professionnelle. Super opportunité pour poursuivre les projets.”

Participant

"Ce voyage a été pour ma part très enrichissant, puisque cela m’a permis d’apprendre la culture allemande. Ce qui m’a fait un petit peu progresser en allemand grâce aux activités proposées par les professeurs."

Manon

Élève de 1ère STG

"Je crois que nous avons eu la chance de faire et partager un beau voyage, cela soude la classe et crée des liens."

Esteban

Elève de Séconde professionnelle

Les avantages du programme

1° Une valeur ajoutée pour l’expérience professionnelle
Rencontrer des professionnels d’un autre pays et faire l’expérience d’un séjour à l’étranger dans un cadre professionnel est un atout pour le CV des élèves, des apprentis et des jeunes chercheurs d’emploi. Cela leur permettra d’être valorisés dans leur parcours futur.
2° Un échange interculturel de pratiques
En découvrant une entreprise, des professionnels et des pratiques d’un autre pays, c’est une autre culture et de nouvelles façons de faire que les jeunes apprennent à connaître. Ils peuvent ainsi développer leur curiosité, leur ouverture à l’autre, tout en progressant dans leur pratique.
3° Une formule flexible pour les équipes encadrantes
Plusieurs rencontres sont possibles selon votre projet pédagogique et votre situation. Vous êtes libre d’organiser un programme d’activités le plus pertinent possible pour vous, votre groupe et votre établissement partenaire.

FAQ / Conseils & astuces

Trouvez les réponses à vos questions dans nos FAQ.

Informations générales

Comment commander du matériel de l'OFAJ ?

Sur le site de l'OFAJ, il est possible de commander de la documentation (support d’accompagnement pédagogique ou de promotion) : https://www.ofaj.org/formulaire/demande-documentation

Déposer une demande de subvention

Quand faut-il déposer la demande ?

La demande complétée et signée, accompagnée d'un programme prévisionnel, doit être envoyée par mail au centre des services partagés de l'OFAJ (csp@ofaj.org) au moins trois mois avant le début du projet.

Si votre structure dépend d’une Centrale de l’OFAJ, vous devez adresser votre demande de subvention à celle-ci.

Qui dépose la demande ?

Le groupe qui voyage dépose la demande pour se rendre dans le pays partenaire.
Si le groupe français et le groupe allemand logent ensemble dans un tiers lieu, la structure établie dans le pays où a lieu la rencontre dépose la demande au nom des deux groupes et gère les dépenses.
En cas de rencontre dans un pays autre que la France ou l'Allemagne, c'est le partenaire allemand ou français qui doit déposer la demande.

Combien de demandes doivent être déposées si le projet comporte plusieurs phases ?

Une demande de subvention distincte doit être déposée pour chaque phase de projet et pour chaque rencontre. Une phase de projet se distingue des autres phases de projet par un écart temporel, des lieux de nuitées différents ou des formats de rencontre différents (présence, hybride, en ligne). Les coûts du projet peuvent être subventionnés pour un maximum de 10 jours par phase de projet.

Comment calculer la durée d'un projet ?

Le jour d'arrivée et le jour de départ sont comptabilisés ensemble comme un seul jour de programme. Exemple : si l'arrivée a lieu le lundi et le départ le vendredi, la durée du projet est de quatre jours de programme. Pour simplifier, il est également possible de ne compter que les nuitées.

Comment calculer la distance à vol d’oiseau pour les déplacements aériens nécessaires ?

La distance à vol d'oiseau peut être calculée à l'aide de ce calculateur : https://calculator-distance.netlify.app/

Rappel : Les voyages en avion ne peuvent être pris en compte que si la durée prévue du voyage en train de gare grande ligne à gare grande ligne est supérieure à 8 heures.

Le total des dépenses doit-il correspondre exactement au total des recettes ?

Oui, les dépenses et les recettes doivent être équilibrées (même montant). Pour équilibrer le bilan, d'autres sources de financement doivent être renseignées dans les recettes.

Conditions d'octroi

Combien de personnes accompagnantes doivent participer à un échange ?

Il doit y avoir au moins deux personnes accompagnatrices (une personne par pays) pour guider et accompagner la rencontre.

La réciprocité du projet doit-elle être assurée (par exemple, la visite d’un groupe puis d’un autre, une phase de projet dans tous les pays impliqués) ?

Oui, un séjour réciproque doit avoir lieu dans le pays partenaire et doit être indiqué dans la demande (même si les dates exactes ne sont pas encore fixées). Cette deuxième rencontre peut avoir lieu au cours d'une autre année scolaire ou civile.

Les projets sans rencontre de participants français et allemands sont-ils subventionnés ?

Pour les projets qui ne prévoient pas de rencontre entre participants des deux pays, l'OFAJ peut éventuellement attribuer une subvention 1234 (subvention forfaitaire maximale de 1 234 €). Veuillez noter que pour ce type de projet, il faut remplir le formulaire "Autres projets".

https://www.ofaj.org/programmes-formations/projets-1234#1

Quel est l'âge maximum des jeunes éligibles ?

Nous pouvons subventionner les jeunes jusqu’à l’âge de 30 ans inclus. Pour les jeunes professionnels, en recherche d’emploi ou en apprentissage, la limite d’âge est fixée à 35 ans.

Certains thèmes de projet augmentent-ils les chances d'obtenir un financement ?

Oui, l'OFAJ a des thèmes prioritaires qui correspondent aux orientations de l’OFAJ. Vous trouverez les orientations actuelles ici : https://www.ofaj.org/sites/default/files/media/orientations-2023-2025.pdf

Quels frais de projet ne sont pas subventionnés par l'OFAJ ?

Les frais suivants ne sont pas pris en charge : activités purement touristiques, activités de loisirs, frais de visa, frais d'annulation, assurances, frais de préparation de la rencontre (par exemple, honoraires ou frais de personnel), cotisations de sécurité sociale, pourboires, frais de taxi, dépenses d'investissement (exceptions : voir les Directives), cadeaux, cours de langue, dépenses d'un autre exercice budgétaire, projets commerciaux à but lucratif, travaux de construction (projets d'infrastructure) ou dépenses qui ne sont pas directement liées au projet.

Combien de nuitées un projet éligible doit-il comporter ?

L'OFAJ subventionne des échanges de groupes comprenant au minimum 4 et au maximum 21 nuitées sur place. Seules les rencontres transfrontalières permettent de diviser le projet d'échange en 2 à 4 phases sur une année civile.

Règles de financement

Combien de personnes accompagnantes peuvent être subventionnées ?

En général, 1 personne accompagnante peut être subventionnée pour 5 participants à un projet de groupe.

Les subventions de l'OFAJ sont-elles cumulables avec d'autres subventions ?

Oui, les subventions sont cumulables avec Erasmus+ par exemple, mais pas avec les subventions du Fonds citoyen franco-allemand ou de ProTandem.

Comment les formats de rencontre en ligne sont-ils financés ?

L'OFAJ finance jusqu'à 80 % des coûts suivants : frais d'honoraires (interprètes, conférenciers, animateurs, techniciens, etc.), frais temporaires de location ou d'équipement. De manière générale, l’OFAJ peut financer des projets hybrides (en présentiel et en ligne) et, dans certains cas exceptionnels, également des projets qui se déroulent à 100 % en ligne.

Quels sont les frais pris en charge en cas de désistement de participants ?

L'OFAJ ne prend pas en charge les frais occasionnés par le désistement de participants prévus, quelle que soit la raison du désistement (maladie, météo ou autre).

Pourquoi certains projets ne peuvent-ils pas être entièrement financés ?

Chaque projet doit être cofinancé par le porteur de projet à hauteur d'une part appropriée. Cela peut inclure des fonds propres, les contributions des participants et d'autres fonds tiers. L'OFAJ ne peut pas prendre en charge l’intégralité du financement d’un projet.

Peut-on bénéficier d'une subvention en partie seulement ?

Il est possible de demander une subvention seulement pour une partie des frais encourus. Cela peut être nécessaire si, par exemple, d'autres organismes de financement ne subventionnent pas les frais de voyage.

Comment les frais d'animation linguistique sont-ils subventionnés ?

Dans le cadre de la promotion linguistique, une subvention forfaitaire de 170 € maximum par jour est accordée à condition qu'une animation linguistique d'une durée minimale d'une heure soit organisée. Pour en apporter la preuve, les périodes d'animation linguistique dans le programme ainsi que le travail spécifique effectué dans ce domaine doivent être expliqués dans le rapport final. Les frais de cours de langue ne sont pas financés dans le cadre de l'animation linguistique.

Le nombre de participants de France et d'Allemagne doit-il être équilibré ?

Pour les projets de groupe binationaux, le nombre de participants de France et d'Allemagne doit être équilibré (si possible 50 % de chaque pays, mais au moins un tiers de l'un des deux pays).

Existe-t-il un montant maximal éligible de la phase en ligne pour les rencontres hybrides ?

Oui, la phase en ligne des rencontres hybrides peut être subventionnée à hauteur de 3 000 € maximum. La subvention pour la partie en présentiel est subventionnée comme une rencontre classique.

Les différents taux de subvention accordés (frais de voyage, frais de base et frais de projet) peuvent-ils être reportés sur le montant total des coûts ?

Oui, la subvention totale peut être utilisée pour tous les coûts éligibles. Les frais de promotion linguistique en sont toutefois exclus.

Frais de voyage

Les voyages en avion sont-ils subventionnés ?

Les voyages en avion ne peuvent être pris en compte que si la durée prévue du voyage en train de gare grande ligne à gare grande ligne est supérieure à 8 heures.

Les frais de voyage vers plusieurs lieux de projet peuvent-ils être subventionnés ?

Le premier et le dernier voyage sont considérés comme des frais de voyage (les autres voyages ou même les frais de transport sur place peuvent être comptabilisés dans les frais du projet). Le calcul se fait sur la base de l’aller simple. Si les lieux de départ et de retour sont différents, le nombre total de kilomètres parcourus à l'aller et au retour est divisé par deux. La subvention maximale pour les frais de voyage est de 0,16 €/km.

Attribution

Un acompte est-il versé après l’attribution de la subvention ?

Après l’attribution de la subvention, le demandeur reçoit un acompte de 60 % du montant de la subvention. Le solde est versé après dépôt et contrôle du décompte. S'il y a moins de dépenses ou si des dépenses ne peuvent pas être prises en charge par l'OFAJ, le paiement du solde sera ajusté ou un reversement sera éventuellement nécessaire.

Rencontres trinationales

Quels sont les pays éligibles pour des rencontres trinationales ?

En général, les pays d'Europe centrale et orientale (PECO), d'Europe du Sud-Est (ESE), du Partenariat oriental de l'UE et du pourtour méditerranéen ainsi que les pays européens en situation de crise sont éligibles à des rencontres trinationales. Il est également possible d'organiser des projets trinationaux avec d'autres pays européens si l'un des thèmes prioritaires de l'OFAJ est couvert.

Combien de participants d'un autre pays peuvent prendre part à un échange ?

L'OFAJ peut soutenir des projets de groupe trinationaux auxquels des jeunes d'un autre pays participent. Pour chaque projet, la proportion de participants issus d'un autre pays ne doit pas dépasser un tiers du nombre total de participants. Au moins 4 personnes (3 participants et 1 personne accompagnante) d'un autre pays doivent participer au projet.

Jeunes ayant moins d’opportunités - secteur professionnel

Quelle est la définition des jeunes ayant moins d'opportunités ?

Terme administratif désignant les jeunes qui subissent des désavantages et/ou des discriminations ayant pour conséquence de rendre plus difficile ou de limiter leur accès à la mobilité internationale.

Voir la définition de "Jeunes ayant moins d'opportunité" dans le glossaire à la fin des Directives : www.ofaj.org/directives

Quand peut-on demander une augmentation des frais de base pour les rencontres de groupe ?

Les frais de base majorés ne peuvent être demandés que pour les jeunes ayant moins d'opportunités et les personnes qui les accompagnent lors du projet, à condition qu’il s’agisse bien d’accompagner ces participantes et participants.