FAQ Coronavirus

Les mobilités dans le pays partenaire sont possibles.

Le ministère allemand des Affaires étrangères répond aux questions concernant l’entrée en Allemagne depuis un pays étranger dans une FAQ.

Le ministère allemand des Affaires intérieures a également rédigé une FAQ pour présenter toutes les modalités de voyage.

Le Deutsches Schulportal résume les différentes dispositions propres à chaque Land. Comme l’éducation est organisée à l’échelle des Länder, il renvoie sur les sites des ministères régionaux chargés de l’Éducation pour préciser les mesures sanitaires.

Sorties scolaires (avec nuitées) voir p. 30 du document : https://www.education.gouv.fr/media/71379/download

Il appartient aux directions d’établissement français de vérifier, en lien avec leurs homologues étrangers et, en cas de besoin, avec l’appui de chaque délégation académique aux relations européennes et internationales et à la coopération (DAREIC), que le lieu de provenance (ou de transit) ne soit pas situé dans une zone où l’incidence est élevée et, le cas échéant, de vérifier les dispositions prises par le pays d’origine en ce qui concerne les voyages scolaires et les mobilités des élèves et des personnels.

Le ministère de l’Éducation nationale, de la Jeunesse et des Sports a répondu aux principales questions concernant le virus et son impact sur l’éducation dans une FAQ.

Dans le cas où une participante ou un participant (élève ou responsable de l’encadrement) à un projet se déroulant en France ou à l’étranger était infecté par le Covid-19, il convient d’en informer immédiatement la DRJSCS (Direction Générale de la Jeunesse, des Sports et de la Cohésion Sociale) compétente et de vous mettre en relation avec l’agence régionale de santé (ARS) afin que toutes les mesures nécessaires pour protéger les participantes et participants soient prises.

Le ministère allemand des Affaires étrangères répond aux questions concernant l’entrée en Allemagne depuis un pays étranger dans une FAQ.

Le ministère allemand des Affaires intérieures présente toutes les modalités de voyage dans une FAQ.

Échanges en France : Les échanges extrascolaires pour les jeunes de moins de 18 ans sont soumis à déclaration (cf. annexe 12 des Directives) et, à ce titre, les consignes de la direction de la jeunesse, de l’éducation populaire et de la vie associative doivent être respectées. Renseignez-vous au 0800 130 000 ou sur ce site internet.

L’OFAJ recommande de prêter attention aux informations générales qui valent en France et en Allemagne :

• Informations générales en Allemagne. Attention ! Chaque Land a ses propres recommandations. Vous trouvez l'ensemble des recommandations sur le site du gouvernement allemand

• Informations générales en France & Conseils aux voyageurs

Mobilités en cours hors de France : Les opérations d’aide au retour des ressortissantes et ressortissants français de passage et bloqués à l’étranger sont finies. Le ministère de l’Europe et des Affaires étrangères reste mobilisé et informe sur son site internet sur l'évolution du virus. Vous y trouvez aussi des informations pour les Français résidents à l’étranger, en voyage ou de retour de l’étranger, ainsi que pour les ressortissants étrangers : les réponses à vos questions ; des conseils aux voyageurs pars pays/ destination et les actions du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères. Nous recommandons aussi de vous inscrire sur le site Internet Ariane du MEAE pour recevoir des alertes et consignes de sécurité durant votre voyage.

Programmes trinationaux : Toute personne souhaitant voyager à l’étranger est invitée à consulter les recommandations du MEAE pour le pays en question et de se renseigner sur les mesures éventuelles prises par les autorités du pays dans lequel vous souhaitez voyager et qui restreindraient l’activité sociale et l’accueil de personnes étrangères de certaines nationalités (voir le site de l’ambassade du pays en question).
Le ministère allemand des Affaires étrangères déconseille en raison de la pandémie Covid-19 tous les voyages touristiques inutiles dans un grand nombre de pays. Depuis le 1er octobre 2020, les instructions de voyage et de sécurité spécifiques à chaque pays sont à nouveau en vigueur. Pour plus d’information veuillez consulter le site du Auswärtiges Amt.

Pour toute information complémentaire, nous vous invitons à vous rapprocher des ministères des Affaires étrangères concernés, et en particulier des ambassades de France et d’Allemagne dans les autres pays, et/ou des ambassades des pays concernés en France et/ou en Allemagne, pour une information la plus précise et la plus actuelle possible.

Ma rencontre a été annulée et je n’ai pas encore déposé de demande auprès de l’OFAJ :

Merci de transmettre la demande de subvention ou la lettre d’attribution de l’échange annulé au format PDF, accompagné de la mention « coronavirus », à l’adresse csp@ofaj.org.

Si vous ne disposez pas de lettre d’attribution, merci de nous faire parvenir les informations suivantes :

• N^o de dossier si connu
• Thème de la rencontre
• Dates qui étaient prévues
• Nombre prévisionnel de participantes et participants ou public ciblé
• Montant de la subvention demandée

Ma rencontre a été annulée et une demande a déjà été déposée auprès de l’OFAJ :

En cas d’annulation ou d’un report d’une mobilité en raison de la situation sanitaire, vous devez informer dès que possible votre interlocutrice ou interlocuteur à l’OFAJ – ou le cas échéant votre Centrale OFAJ. Les établissements scolaires doivent prévenir leur rectorat de l’annulation de la mobilité en Allemagne.

Vous trouverez davantage d’informations sur la prise en charge – en cas d’annulation ou de report de l’échange – dans notre FAQ à la question « L’OFAJ rembourse-t-il des frais engendrés par l’annulation ou le report d’un projet de mobilité ? »

Pour les projets en cours, les mesures sanitaires ne constituent pas automatiquement des cas de force majeure. L’OFAJ décide au cas par cas des projets affectés par une situation de force majeure. Vous devez vous informer des conditions applicables pour un remboursement de frais au moment de la planification du projet. Si nécessaire, prenez le soin de documenter les mobilités prévues avec des conventions de participation.

Si vous planifiez vos mobilités alors que l’incidence est basse, puis que vous ne pouvez pas effectuer les mobilités comme prévu en raison de restrictions de voyage nationales ou régionales, l’OFAJ considère qu’il s’agit d’un cas de force majeure.

Toutefois, en tant que porteur de projet, veuillez ne pas prévoir de mobilités sur une période où les restrictions rendraient le voyage difficile, voire impossible, en vous informant – au moment de la demande – sur les avertissements ou les restrictions de voyage pour votre pays cible. Une situation de « force majeure » peut être prévisible. Si le projet est annulé, l’OFAJ n’est alors pas en mesure de subventionner les coûts d’organisation et d’annulation.

L’OFAJ n’accepte que les demandes de subvention qui – au moment du dépôt – ont une chance d’aboutir. Une fois la demande de subvention validée, la demandeuse ou le demandeur a la garantie que les coûts liés à une annulation seront pris en considération.

En cas de force majeure, une partie des frais engendrés par l’annulation ou l’interruption du voyage sera prise en charge par l’OFAJ. Ces frais ne doivent pas dépasser le montant de la subvention qui aurait été accordée dans le cadre de la demande. Il s’agit par exemple des frais qui peuvent subvenir lors de l’annulation d’hébergement, de voyage, de programme ou d’animation linguistique.

Ces dispositions sont susceptibles d’évoluer en fonction de la situation sanitaire.

S’il s’agit d’un échange scolaire au domicile du partenaire, vous devez vous connecter sur la plateforme – après la date de retour du voyage que vous aviez prévu avec votre classe – et téléverser les documents suivants :

• La facture ou le devis de l’agence de voyages / du transporteur,
• La facture des frais d’annulation ou une explication d’annulation et de maintien des frais, d’assurance manquante ou de couverture par un tiers – à la place de la liste des participantes et participants,
• Le décompte d’utilisation signé avec un 1 (un) comme chiffre de participation.

Cette procédure est également valable pour les établissements scolaires qui ont des frais d’annulation. Si l’établissement n’a engagé aucuns frais, il doit simplement prévenir son rectorat de l’annulation de la mobilité en Allemagne.

Autres demandeurs (établissements d’enseignement professionnel ou supérieur, associations, CFA, etc.)

Merci de transmettre à l’OFAJ – par courriel, à csp@ofaj.org – ou à la Centrale responsable les documents suivants :

• Le formulaire de décompte d’utilisation signé (signature électronique acceptée), avec la mention « coronavirus »
• La liste des justificatifs (tableau Excel de l’OFAJ)
• La copie des pièces justificatives pour les dépenses réalisées et la liste des justificatifs (la seule liste de justificatifs n’est pas suffisante)
• Le refus de remboursement des dépenses réalisées par les prestataires de service (hôtel, train, etc.)

Merci de n’indiquer que les dépenses qui n’ont pas pu vous être remboursées. Les frais d’annulation subventionnés ne pourront pas dépasser le montant de la subvention initialement accordée.

Merci de conserver les factures correspondant aux frais qui n’auraient pas pu vous être remboursés ainsi que les originaux de votre décompte pour une période de 5 ans.

Les Centrales peuvent percevoir une subvention pour frais d’administration pour les projets annulés qui donnent lieu à des demandes de prise en charge.

Le demandeur doit en tout état de cause reverser la différence entre les frais engendrés et l’acompte versé par l’OFAJ si ce dernier est supérieur aux dépenses justifiées.

Aucun dossier ne sera annulé afin de permettre les paiements aux demandeurs.

Prise en charge des frais dans le cas d’échanges individuels : cf. question « Quelles sont les mesures concernant les élèves qui participent – ou postulent – aux programmes Voltaire et Brigitte Sauzay ? »

Merci de vous informer si vos billets réservés peuvent être remboursés, p. ex. auprès de la SNCF ou de la Deutsche Bahn.

Pour les transports en avion, certaines taxes aériennes peuvent être remboursées.

Vous pouvez également consulter le Centre européen des consommateurs (informations en français, informations en allemand).

Pour faire une demande de subvention :

• Attention : aucune demande de subvention ne doit nous être envoyée en version papier si elle a déjà été envoyée en version numérique pour éviter des doublons.
• La demande de subvention et tous les documents nécessaires doivent désormais être transmis uniquement au format PDF à l’adresse du CSP (csp@ofaj.org) pour y être traités.
• L’attribution de la subvention vous sera communiquée par courriel après traitement des dossiers par les personnes chargées du dossier.

Pour faire le décompte de la rencontre

Le décompte de subvention signée est à envoyer au format PDF et en version papier.

L’échange est en cours

Nous invitons les familles qui participent aux échanges à rester en contact régulier et à décider ensemble des prochaines étapes suivant l’évolution de la situation.

Planification d’un échange individuel

Nous invitons chaque famille impliquée dans un échange individuel à prendre contact avec la famille d’accueil, afin de décider ensemble des dates de séjour. La direction de l’établissement scolaire doit valider le départ des élèves ainsi que l’accueil des élèves hôtes.

Pour les élèves

Avant ton arrivée en Allemagne, il convient de s’enregistrer sur le site Einreiseanmeldung.

Tu souhaites rentrer en raison de l’évolution de la crise sanitaire ? Un retour anticipé est toujours possible. L’OFAJ maintient l’accord de la subvention attribuée.

Transport

Informations générales

Pour que les ambassades aient connaissance des personnes concernées, nous invitons toute personne en dehors de son pays d’origine à s’enregistrer sur le site du ministère des Affaires étrangères compétent :

• pour les élèves de France en Allemagne
• pour les élèves d’Allemagne en France

Avant votre arrivée en Allemagne, il convient de vous enregistrer sur le site Einreiseanmeldung.

Ce site Internet rassemble aussi des renseignements actuels sur les mesures sanitaires en vigueur.

Vaccination

En Allemagne, la vaccination pour les 12 à 17 ans est maintenant recommandée.

En France comme en Allemagne, la vaccination contre la Covid-19 ne constitue pas une condition pour pouvoir fréquenter un établissement scolaire.

Tu trouveras davantage d’informations supplémentaires sur les sites Internet suivants :

• Gouvernement français
• Ministère de l’Intérieur
• Les différents règlements dans les Länder
• Ministère allemand des Affaires extérieures
• Ambassade d’Allemagne en France
• Site du Robert Koch-Institut

Subvention de l’OFAJ

Les conditions pour une subvention dans le cadre du programme Brigitte Sauzay restent inchangées :

• Durée minimale de séjour de trois mois (dont au moins 6 semaines de scolarité) pour les deux partenaires de l’échange
• Réciprocité
• Délais d’un mois avant le départ pour déposer sa demande de subvention

Exceptionnellement, l’OFAJ peut maintenir la subvention attribuée pour les échanges affectés par la crise sanitaire, à savoir :

• départ repoussé et séjour raccourci,
• départ reporté à un moment ultérieur,
• départ annulé si les frais de transport ne peuvent pas être remboursés par l’agence de voyage / la compagnie de transport ou une assurance. Il est cependant conseillé de prendre des billets échangeables et remboursables pour avoir une plus grande flexibilité.

Le Volontariat Franco-Allemand 2021/2022 a débuté au mois de septembre avec un séminaire d’introduction en présentiel.

Suivant l’évolution de la situation sanitaire, les missions des volontaires peuvent être adaptées par les structures d’accueil (mesures sanitaires, télétravail, etc.). Les séminaires de formation des volontaires se tiendront en présentiel seulement si l’évolution de la pandémie le permet.

Des dérogations aux Directives de l’OFAJ sont entrées en vigueur le 1er juillet 2020 et elles seront valables jusqu’au 31 décembre 2022 et apportent les changements suivants :

• Les taux de subvention sont plus importants.
• Les rencontres en ligne sont éligibles au subventionnement.
• Les délais pour le dépôt de demandes de subvention sont supprimées

Les demandes de subventions doivent cependant être déposées avant le début du projet.

En outre, l’OFAJ a lancé trois appels à participation afin d’aider les porteurs de projets à organiser des échanges de jeunes dans le contexte de la pandémie.

Toute entrée sur le territoire allemand est obligatoirement soumise à la présentation d’un justificatif sanitaire. Lors de leur arrivée en Allemagne, les personnes âgées de douze ans et plus doivent être munies d’un test négatif, d’un certificat de rétablissement ou d’un certificat de vaccination. Le test négatif doit dater de 72 h au maximum pour les tests PCR et de 48 h au maximum pour les tests antigéniques.

L’Allemagne classe les pays du monde entier en différents groupes suivant la circulation de l’épidémie du Covid-19 : pays ou région non classé à risque, pays ou région classé comme zone à haut risque, pays ou région classé comme zone à virus variant. Actuellement, certaines régions françaises sont classées comme zones à haut risque. Il convient de consulter le classement des pays et territoires fortement touchés par les variants du Covid sur le site de l’institut Robert Koch (RKI). Veuillez impérativement prendre en compte les consignes spécifiques prévues pour l’entrée en Allemagne en provenance de ces zones (enregistrement d’entrée sur le territoire, obligation de test/justificatif à l’entrée sur le territoire, obligation de quarantaine).

Les détails peuvent être consulté sur le site Internet de France Diplomatie ou sur celui des missions allemandes en France

La règles à respecter dépendent des Länder allemands. Sur le site du gouvernement allemand, vous trouverez la liste des liens vers les règles complémentaires en vigueur dans les différents Länder.

Les enfants et les jeunes qui reviennent d’un échange sont soumis aux mêmes règles que celles qui s’appliquent au reste de la population.

• Informations générales en France
• Informations générales en Allemagne

Les personnes arrivant d’un pays de la liste « verte » (dont fait partie l’Allemagne) ne sont pas soumis au régime des motifs impérieux et ont l’obligation de présenter soit la preuve d’un schéma vaccinal complet, soit le résultat négatif d’un test PCR ou d’un test antigénique (TAG) réalisé moins de 72 heures avant le départ, soit un certificat de rétablissement datant de plus de onze jours et de moins de six mois. Le ministère français de l’Europe et des Affaires étrangères répond aux questions concernant l’entrée en France dans une FAQ.

En France, la liste des foyers de contamination évolue régulièrement. Elle est mise à jour sur le site Internet de Santé publique France.

En Allemagne, l’institut Robert Koch fait régulièrement le point sur le nombre de cas recensés dans les Länder.

Pour l’Europe, le centre européen de prévention et de contrôle des maladies a mis en ligne une page dédiée en anglais.